Categorieën
Belastingen

ZZP & Urencriterium

Als ZZP’er heb je meestal te maken met het urencriterium. Dit is een urennorm die je moet halen om van een aantal belangrijke fiscale aftrekposten en regelingen gebruik te kunnen maken.

Wat is het urencriterium

Het urencriterium is ingesteld om te zorgen dat alleen zelfstandigen die een substantieel deel van hun tijd (minimaal 1225 uur per jaar) aan hun onderneming besteden, gebruik kunnen maken van diverse aftrekposten. Deze aftrekposten zijn:
  1. oudedagsreserve.
Ook voor de bepaling van eventuele kinderopvangtoeslag is (bijhouden) van het aantal uren dat je in je onderneming steekt van belang.
Het urencriterium is een belangrijke eis om aan te voldoen omdat bovenstaande aftrekposten de te betalen belasting als ZZP’er behoorlijk drukken en dus zorgen dat je netto meer overhoudt. Alleen ondernemers die werken vanuit een eenmanszaak constructie en ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn kunnen gebruik maken van het urencriterium.

De voorwaarden voor het urencriterium

  • Je besteed per kalenderjaar minimaal 1225 uur aan je onderneming(en). Start je halverwege het jaar, dan moet je nog aan de 1225 uren-eis voldoen. Heb je meerdere activiteiten als ZZP’er dan mag je de uren die je aan deze activiteiten besteed bij elkaar optellen.
  • Je besteed meer dan 50% van je tijd aan je onderneming(en). Ben je starter? Dan hoef je de eerste 5 jaar na je start niet aan deze 50% eis te voldoen. Start je als zelfstandige naast een dienstverband en heb je daar meer arbeidsuren dan de uren die je besteed aan je onderneming, dan kom je waarschijnlijk niet in aanmerking voor het urencriterium.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium

De uren die meetellen voor het urencriterium hoeven niet alleen directe, factureerbare uren te zijn die je in rekening brengt aan je klant. Alle uren die je stopt in je bedrijfsvoering, marketing, verkoop etc. tellen mee, dus ook indirecte uren voor:
  • Doen van acquisitie, klantbezoeken en het uitbrengen van offertes etc;
  • Reistijd naar en van je werkplek/ opdracht;
  • Bedenken en uitwerken marketingcampagne;
  • Bezoeken van netwerkbijeenkomsten;
  • Scholing, cursussen en seminars;
  • Bijhouden administratie, boekhouding;
  • Alle andere zaken voor zover aannemelijk en redelijk.
De uren dat je beschikbaar bent voor je onderneming of ‘stand-by’ (zoals bijvoorbeeld bij een storingsdienst) tellen niet mee. Ook de uren dat je ziek bent (terwijl je eigenlijk tijd aan je onderneming zou besteden) tellen niet mee.
Let op dat het soort uren dat je besteedt en vastlegt in verhouding is: je komt bij een controle in de problemen als 50% van je uren zijn toe te wijzen aan bijvoorbeeld de post ‘administratie’.

Uren in de aanloopfase

Uren die je in de aanloop naar je onderneming maakt mag je ook meetellen, denk daarbij aan marktonderzoek, het inwinnen van adviezen etc. Als je dit goed vastlegt kan dat in je startjaar fiscaal een behoorlijk verschil maken (wel/ geen recht op de ondernemersaftrek). Hou dus vanaf het moment dat je met je onderneming aan de slag gaat, dus al voordat je de eerste omzet draait, je uren goed bij!

Bijhouden urenadministratie

Om je uren hard te maken is het verstandig een urenadministratie bij te houden. Dit kan een excel-lijst zijn waarin je per dag uren en urensoorten bijhoudt. Wanneer je vaste labels gebruikt voor de verschillende soorten uren kun je deze makkelijk per soort berekenen. Dit is handig om in de gaten te houden of je niet bovenmatig veel uren besteed aan ‘bijzaken’. De belastingdienst kan hier bij een controle vraagtekens bij zetten en deze uren uitsluiten van het urencriterium.
Er zijn ook diverse urenregistratie tools en apps beschikbaar -al dan niet gratis- waarmee je eenvoudig je uren kunt bijhouden en rubriceren. Sommige van deze apps zijn onderdeel van een facturatie programma zodat je je uren direct kunt doorzetten naar een factuur.
Zorg dat je uren aansluiten op je agenda en in overeenstemming zijn met ‘bewijsstukken’ zoals je facturen, emails, agenda, parkeerkaartjes, garagenota’s, brandstofbonnen etc.

Controle van het urencriterium

Het komt regelmatig voor dat de belastingdienst controleert of je aan het urencriterium voldoet en een check op je urenadministratie doet.
Het is dan van belang dat je registratie voldoende specifiek en gedetailleerd is. Ook wordt er gekeken naar de verhouding tussen de directe- en indirecte uren.
Hoe meer onderliggend bewijs je hebt van je geregistreerde uren hoe beter.

Urencriterium bij parttime ZZP’en

Wanneer je part-time start en dus ook nog een betaalde baan hebt naast je onderneming is het goed bijhouden van je uren nog belangrijker. De belastingdienst zal dan bij voorbaat twijfel hebben of je wel 1225 uur aan je onderneming besteed en alle niet declarabele uren extra onder de loep nemen.
Heb je een dienstverband van meer dan 20 uur per week dan zul je extra goed en gespecificeerd moeten aantonen dat je meer tijd aan je eenmanszaak besteed dan aan je loondienstverband.

Urencriterium bij arbeidsongeschiktheid & zwangerschap

Wanneer je arbeidsongeschikt bent en dus minder uren aan je onderneming kunt besteden kun je toch voldoen aan het urencriterium. Dit wordt dan het ‘verlaagd urencriterium’ genoemd. Hierbij moet je minimaal 800 uur aan je onderneming(en) besteden. Zie hiervoor ook het artikel over Startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid.
Bij een onderbreking van je bedrijf door een zwangerschap mag je niet-gewerkte uren voor maximaal 16 weken toch meetellen voor het urencriterium.

Urencriterium niet gehaald

Heb je het urencriterium niet gehaald en niet de minimaal vereiste 1225 uur aan je onderneming besteed? Dan ben je nog steeds ondernemer voor de inkomstenbelasting en BTW (als je al aan de voorwaarden voldeed), maar kun je niet gebruik maken van de fiscale aftrekposten die onder de ondernemersaftrek vallen.