Een offerte maken is een goede manier om de wens van je opdrachtgever vast te leggen en je bijhorende aanbod te formuleren. Lees onze tips om dit op een heldere èn commerciële manier te doen.
Verkoopgesprek met je klant
Wanneer je met een potentiële opdrachtgever om tafel zit – persoonlijk of online – bespreek je wat de vragen en wensen zijn die bij hem of haar leven. Daarnaast vertel je over jouw expertise, je diensten, aanbod en je tarief of prijs. Een dergelijk gesprek is vaak vrij open en vrijblijvend. Hoe zorg je dat het concreter wordt en tot een samenwerking leidt?
Offerte maken als leidraad en verkooptool
Een offerte maken helpt je enorm om de besproken zaken helder vast te leggen. Veel ZZP’ers denken bij het maken van een offerte alleen aan een schematisch overzicht van diensten, producten, bijhorende prijzen en (betaal)voorwaarden. Een gemiste kans volgens ons! Een offerte bied je juist de mogelijkheid om je prospect over de streep te trekken en daarnaast helder te verwoorden wat je aanbod is.
De juridische inhoud
Natuurlijk is een offerte een juridisch document en bindt het jou en je opdrachtgever aan het gedane aanbod en de voorwaarden die erin genoemd staan. Daarom noemen we eerst de ‘formele’ zaken die je in een offerte moet opnemen
- Jouw adresgegevens en KVK nummer
- De adresgegevens van je klant en KVK nummer
- Contactpersoon aan wie je de offerte richt (en die mag tekenen/ beslissen)
- Datum van de offerte en geldigheidsduur
- Offertenummer
Je concrete aanbod en prijzen
Het is belangrijk om zo concreet mogelijk te omschrijven welke werkzaamheden je uitvoert en wat de kosten zijn. Reken je per uur of dagdeel? Of reken je een totaalprijs af? Wat zit er wel en wat niet in je prijs inbegrepen? Lever je iets ’tastbaars’ op (een tekst, website, logo, rapport), leg dan ook vast of er een redigeer mogelijkheid is en wanneer je opgeleverde werk definitief is. Moet je reizen naar je opdrachtgever of andere locaties om je opdracht te kunnen uitvoeren? Benoem dan ook eventuele reiskosten en andere zaken die mogelijk niet in je tarief zijn inbegrepen.
Startdatum en planning
Neem in je offerte ook op wanneer je met je werkzaamheden kunt starten en/ of wanneer je het afgesprokene levert. Is er sprake van een project? Benoem dan ook de tussenstappen en (geplande) tijd die je nodig hebt. Zo maak je voor je prospect duidelijk wanneer er verwacht kan worden dat je start en klaar kunt zijn.
Klantvraag en jouw oplossing
Dit onderdeel wordt vaak over het hoofd gezien in een aanbod naar een prospect. Een offerte biedt je de mogelijkheid om te laten zien dat je goed naar je klant hebt geluisterd. Wanneer je de vraag van je potentiële opdrachtgever goed weet te omschrijven zal hij zich begrepen voelen en meer overtuigd zijn dat je zijn probleem kunt oplossen. Vervolgens omschrijf je wat jouw oplossing is en hoe je daarmee de vraag van je klant beantwoord. Bonuspunten haal je als je ook benoemt wat dit voor jouw klant oplevert, in termen van kostenbesparing, tijdsbesparing, concurrentievoordeel, behaalde efficiency etcetera.
Details en vormgeving
Loop altijd je offerte door op spelfouten en/of laat deze door iemand anders nalezen. Zorg voor een gelikte layout met je logo en huisstijl en maak een PDF van je offerte document (dus niet een Word bestand, deze is aanpasbaar). Een indeling in paragrafen met kopjes en opsommingen helpt om je offerte goed leesbaar te maken.
Van offerte naar factuur
Wanneer je offerte is geaccepteerd en je de overeengekomen werkzaamheden hebt uitgevoerd ga je uiteindelijk ook je factuur maken. In je factuur kun je naar je offerte verwijzen en bereken je concreet wat je volgens de offerte in rekening kunt brengen plus eventueel meerwerk.
Dit artikel wordt aangeboden door WeFact, sinds 2005 aanbieder van een eenvoudig maar zeer krachtige oplossing voor het versturen van facturen, het opmaken van offertes en het verwerken van inkoopfacturen om zodoende grip te houden op de administratie.