In principe zijn alle zakelijke kosten die je als ZZP’er maakt aftrekbaar van je opbrengst. Dit wordt niet door de fiscus beoordeeld, tenzij deze kosten niet in verhouding staan tot je opbrengst of de omvang van je bedrijf. Daarnaast is er onderscheid naar kosten die je over meerdere jaren moet aftrekken en kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn.
Zakelijke kosten (100% aftrekbaar)
Alle kosten die je maakt om je onderneming te starten en in bedrijf te houden mag je volledig aftrekken van je opbrengst en verminderen dus je winst (en daarmee de te betalen belasting). Het zakelijk karakter van deze kosten moet je wel aannemelijk kunnen maken en moeten in verhouding staan tot je onderneming als ZZP’er. Het mag voor zich spreken dat je de kosten exclusief de BTW aftrekt van je winst.
Je kunt hierbij denken aan:
- Aanschaf kantoorartikelen (drukwerk, papier, pennen, ordners etc);
- Gereedschap
- Vakliteratuur
- Reclamekosten
- Computer, software, internet
- Werkkleding (let op, hiervoor gelden speciale regels!)
- Advieskosten (notaris, adviseur etc)
- Administratieve kosten (kosten boekhouding)
- Inrichting kantoor
- Huur en exploitatie van je kantoor (let op: voor kantoorruimte thuis gelden afwijkende regels!)
- Inschrijving KVK
Maar ook: Alle kosten die je maakt om je produkt of dienst te produceren (in het jaar waarin je de kosten aftrekt).
Zakelijke kosten (gemengd aftrekbaar)
Wanneer je kosten maakt voor zaken waar je zelf of een ander privé persoon ook persoonlijk voordeel van heeft, dan kun je alleen het zakelijk deel aftrekken. Wanneer het privé gebruik of genot overheerst, dan kun je deze kosten in zijn geheel niet aftrekken
Kosten in de start/ aanloopfase
Ook kosten die je in de aanloopfase van je onderneming hebt gemaakt kun je aftrekken (en onder voorwaarden ook de betaalde BTW). Deze kosten moeten dan wel duidelijk betrekking hebben op het tot stand brengen van de onderneming.
Zakelijke kosten (gespreid aftrekbaar)
Er zijn kosten die je gespreid over meerdere jaren moet aftrekken, dit zijn investeringen en vooruitbetaalde kosten. De kosten die je maakt voor je bedrijfsmiddelen zijn niet in 1 jaar aftrekbaar. Dit zijn meestal investeringen in duurzame bedrijfsmiddelen zoals een machine, een laptop of kantoorinventaris. Deze kosten trek je gespreid af, via het principe van afschrijven. Dit houdt in dat je de kosten verdeelt over de jaren waarin je het bedrijfsmiddel gebruikt en dat je dus jaarlijks een deel (de afschrijving) mag aftrekken. Aanschaf van bedrijfsmiddelen onder de € 450 mag je in het jaar van aanschaf aftrekken. Je mag jaarlijks maximaal 20% van de aanschafkosten afschrijven. Vraag je boekhouder om advies over de juiste afschrijvingsregelingen.
Mijn boekhouder heeft me onlangs gewezen op een aantal kosten die ik nu prive heb en die zonder problemen (deels) zakelijk geboekt kunnen worden. Dat levert toch weer extra aftrekposten op mijn winst op!
Charles, 36 jaar – Consultant Telecom