Vervoer en reiskosten voor ZZP

De regels voor het gebruik en aftrekbare reiskosten van de auto en andere soorten van vervoer als ZZP’er zijn uitgebreid, gecompliceerd én worden vaak fout toegepast. Lees hier hoe het echt zit.

In dit artikel zetten we alle mogelijke vormen van vervoer voor jou als ZZP’er op een rij, met de bijhorende fiscale regels omtrent vergoedingen (onder andere de vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer), de aftrekbaarheid van kosten en de BTW.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

Privé auto zakelijk gebruiken
Zakelijke auto gebruiken
Bijtelling auto van de zaak
Aftrek kosten openbaar vervoer
Andere vormen van vervoer
Doorbelasten van reiskosten aan je opdrachtgever
Conclusie
Handige links ZZP en vervoer

Privé auto zakelijk gebruiken

Een veel voorkomende optie onder zelfstandig ondernemers is het gebruik van de eigen privé-auto als vervoermiddel voor zakelijke kilometers. De kosten die je maakt voor deze kilometers zijn tegen een vast bedrag (€ 0,19) aftrekbaar van je winst, de verschuldigde BTW over je autokosten is beperkt aftrekbaar.

Kosten prive-auto
De belastingdienst biedt al jarenlang een ‘magere’ kilometervergoeding van 19 cent voor alle zakelijk gereden kilometers die aftrekbaar is van je winst als ZZP’er. Je voert het totaalbedrag (totaal aantal zakelijke kilometers in een kalenderjaar maal € 0,19) op bij het doen van je aangifte inkomstenbelasting als ‘overige kosten’. Daarmee verminder je je winst en de te betalen belasting.

Je kunt bovengenoemde kilometervergoeding niet alleen aftrekken als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting maar ook als je ‘resultaat uit overig werk’ geniet (inkomen uit incidentele of eenmalige werkzaamheden).

Sluitende kilometeradministratie
Om je zakelijke kilometers te verantwoorden en af te trekken moet je een kilometer-administratie bijhouden welke de volgende gegevens omvat:

Merk en type van je auto en je kenteken
Op 1 januari de beginstand van je kilometerteller
Per rit noteer je de datum van de rit, vertrek- en bestemmingsadres en doel (klantnaam, cursus, bezoek aan je boekhouder etc) en het aantal gereden kilometers.
Moet je omrijden of omvat je rit privé-kilometers? Noteer dit dan
Heb je zowel met BTW belaste omzet als zonder BTW belaste omzet? Noteer dit dan per rit, afhankelijk van de omzet die ‘bij deze rit hoort’. Dit is van belang wanneer je BTW over de kosten voor zakelijk gereden kilometers wilt terugvragen (zie onder)

Voor het vergoeden van bovenstaande kilometers worden onder zakelijke kilometers wel de gereden kilometers voor woon-werk verkeer verstaan.

Bovenstaande kilometervergoeding omvat alle kosten die je met je privé-auto maakt, dus ook kosten voor parkeren, pontgeld etcetera. Deze kun je dus niet apart declareren of aftrekken.

BTW bij privé-auto
Alle BTW die betrekking heeft op kosten voor zakelijk gereden kilometers mag afgetrokken worden naar rato van dit zakelijk deel. Denk hierbij aan de BTW over brandstof, onderhoud, wasbeurten etcetera. Deze BTW mag alleen worden afgetrokken als je ook met BTW belaste prestaties levert. In dit kader is BTW verlegd wel een met BTW belaste prestatie. Dit zelfde geldt voor leveringen aan een EU-land waar geen BTW over hoeft worden berekend.

BTW aftrek alleen voor met BTW belaste omzet
Wanneer je zowel met BTW belaste diensten levert als diensten die vrijgesteld zijn van BTW dan kun je de BTW dus alleen naar rato aftrekken van het deel van de kilometers die je ‘voor de met BTW belaste omzet’ hebt gereden.

Woon-werk kilometers voor de BTW
Voor de telling van het aantal zakelijke kilometers mogen voor de BTW aftrek de woon-werk kilometers niet worden meegeteld. Echter als je werkplek thuis is zou je kunnen stellen dat in feite alle kilometers die je vanuit huis naar een opdrachtgever of andere plek waar je bedrijfsmatig heen gaat zakelijk zijn. Je werkplek bevindt zich immers thuis. Ben je langdurig werkzaam voor een opdrachtgever op 1 vaste locatie dan kan de belastingdienst hier een andere mening over hebben.

Bepalen verhouding zakelijk en privé gereden kilometers
Om de juiste verhouding tussen zakelijk en privé vast te stellen moeten ook privé gereden km’s worden bijgehouden. Dit kan vrij eenvoudig door aan het begin en het eind van het kalenderjaar de begin- en eindstand van de kilometerteller te noteren. Het totaal aantal kilometers is dan te bepalen en wanneer daar de zakelijke kilometers worden afgetrokken heb je immers het totaal aan privé kilometers.

Rekenvoorbeeld BTW aftrek zakelijke kosten privé-auto

Stel dat je in een jaar in totaal 50.000 kilometers rijdt, waarvan 30.000 kilometer zakelijk. De verhouding zakelijke kilometers is dan 0,6 (30.000/50.000).

Wanneer je in totaal € 1.500 aan betaalde BTW hebt over kosten voor je auto mag je dus 0,6 * € 1.500 = € 900 aan BTW aftrekken.

Heb je een deel van je omzet (20%) die niet BTW belast is? dan mag je in totaal 0,8 * € 900 = € 720 aan BTW aftrekken.

BTW aftrek indien geen kilometeradministratie
Als je geen kilometeradministratie bijhoudt dan mag je alle BTW over onderhoud en gebruik van je auto aftrekken. Vervolgens corrigeer je dit aan het einde van het jaar door 1,5% van de catalogusprijs (nieuwprijs van je auto inclusief de BTW en BPM) van je auto op te geven als verschuldigde BTW voor privé-gebruik.

Dus heb je een auto met een catalogusprijs van € 50.000, geen kilometeradministratie en je hebt alle BTW (bijvoorbeeld € 1.500) op je autokosten afgetrokken dan betaal je bij je laatste aangifte van het jaar 1,5% * € 50.000 = € 750 aan BTW wegens privé-gebruik.

Let op: heb je een privé-auto die je ooit zakelijk hebt aangeschaft en daarbij de BTW hebt afgetrokken? Dan geldt een percentage van 2,7% als correctie BTW op privé-gebruik.

Alle kosten (brandstof en onderhoud) waar je de BTW van wilt terugvorderen moeten met een zakelijk betaalmiddel (betaalpas of creditcard van zakelijke rekening of tankpas die op de zaak staat) plaatsvinden. Deze kosten mogen echter niet van de winst worden afgetrokken, daarvoor trek je immers al 19ct per kilometer voor af. In principe zijn deze betalingen privé-onttrekkingen.

Zakelijke auto gebruiken

Wanneer je als ZZP’er een auto op naam van je zaak zet, zakelijk least of aanschaft (en dus op je balans staat) is in fiscale termen sprake van een zakelijke auto. Ook wanneer je minder dan 500 kilometers met je privé-auto rijdt wordt deze als zakelijk gezien (maar staat de auto niet op de balans).

Kosten zakelijke auto
Alle kosten die je maakt voor je zakelijke auto zijn aftrekbaar van de winst: motorrijtuigenbelasting (MRB), verzekeringen, brandstof, onderhoud, schoonmaakkosten etcetera. Ook de aanschaf is aftrekbaar, deze kosten moeten wel gespreid worden genomen, naar gelang de afschrijving van je auto.

BTW zakelijke auto
De BTW is op alle kosten volledig terug te vorderen, ook op de aanschaf, behalve wanneer het een marge-auto betreft of je een auto van een particulier koopt. Zorg altijd voor BTW facturen die op naam van je bedrijf staan. In het geval van bonnetjes, bijvoorbeeld bij het tanken van brandstof dien je te betalen met een zakelijk betaalmiddel of tankpas.

Correctie aftrek BTW voor privé-gebruik
Ook bij de zakelijke auto moet je een correctie maken op de BTW aftrek voor het privé-gebruik. Dit doe je door in een kalenderjaar het aantal privé kilometers uit een sluitende kilometeradministratie af te leiden. Let op, ook hier zijn woon-werk kilometers niet zakelijk, deze tel je dus op bij de overige privé-kilometers.

Vervolgens bepaal je de betaalde BTW op autokosten voor dat jaar als volgt:

Alle betaalde BTW die staat vermeld op bonnen of facturen die zakelijk zijn voldaan
De BTW over de afschrijving van je auto (fiscaal kun je in 5 jaar je auto afschrijven) voor dat jaar

Rekenvoorbeeld BTW over privé-gebruik zakelijke auto

Uitgangspunten:

Je rijdt in een jaar 50% privé kilometers
Je hebt een auto zakelijk aangeschaft met een kale (ex BTW en ex BPM) prijs van € 35.000
Deze is auto is jonger dan 5 jaar (dus fiscaal nog niet afgeschreven)
De afschrijving bedraagt € 7.000 waarover € 1.470 BTW wordt berekend
Je hebt in totaal € 8000 aan autokosten gehad met € 1.680 aan verschuldigde BTW

De totale autokosten zijn dus € 7.000 + € 8.000 = € 15.000 met een BTW bedrag van € 3.150. Hiervan moet 50% (= € 1.575) als BTW over privé-gebruik worden opgenomen in de BTW-aangifte.

Heb je geen kilometeradministratie dan geldt een percentage van 2,7% dat je over de catalogusprijs berekent als verschuldigde BTW voor privé-gebruik. Maak je deze berekening 4 jaar na het eerste jaar dat je auto in gebruik is genomen? Dan geldt een percentage van 1,5% (de BTW over de aanschaf wordt dan niet meer meegeteld).

Bij bovenstaande berekening geldt net als voor de privé-auto die zakelijk wordt gebruikt een correctie naar omzet die niet met BTW is belast en reken je naar rato als je de auto in de loop van het jaar aanschaft.

Wanneer je weinig privé-kilometers maakt met je auto van de zaak, loont het deze kilometers bij te houden, zeker wanneer je een auto hebt met een relatief hoge catalogusprijs. Je kunt dan flink besparen op de standaard BTW bijteling van 2,7%

Bijtelling auto vd zaak

Indien je meer dan 500 kilometer per jaar rijdt ben je bijtelling verschuldigd voor je auto van de zaak. Deze bijtelling is een percentage van de catalogusprijs van je auto die opgeteld wordt bij je inkomen. Het percentage is afhankelijk van de CO2 uitstoot van je auto en is 4% bij een uitstoot van 0 en 22% bij een uitstoot van meer dan 0 voor auto’s die in 2017 op naam zijn gezet. Voor auto’s van voor 2017 gelden andere bijtelling percentages.

Je kunt hier eenvoudig berekenen wat je bijtelling is.

Je hebt geen bijtelling indien je minder dan 500 kilometer privé rijdt met je zakelijke auto, dit zul je wel overtuigend moeten kunnen aantonen met een sluitende kilometeradministratie met bewijsmiddelen.

Je bijtelling als ZZP’er is nooit meer dan het totaal aan autokosten dat je van de winst kunt aftrekken.

Openbaar vervoer kosten aftrekken

Wanneer je met het OV of taxi reist dan zijn de werkelijke kosten van de rit aftrekbaar (ex 6% BTW), je moet dan wel de bewijsstukken (kaartjes) bewaren. Zorg dat je deze kaartjes met een zakelijk betaalmiddel betaalt en laat deze aansluiten op afspraken uit je agenda zodat het zakelijk karakter blijkt.

Wanneer je een OV chipknip gebruikt dan moet je zorgen dat je een persoonlijke chipknip op naam hebt. Tevens moet je een account aanmaken op www.ovchipknip.nl zodat je een overzicht hebt van de reizen die je met je chipknip hebt gemaakt, bewaar dit overzicht in je administratie.

De betaalde btw op deze vervoerbewijzen (zowel kaartjes als chipknip) is aftrekbaar tegen 6%, ook al staat dit percentage niet vermeld. Dit geldt echter niet indien het woon-werk kilometers betreft.

BTW op vervoerskaartje of chipknip berekenen en doorberekenen

Je berekent het BTW bedrag dat op een vervoerskaartje zit met de volgende rekenregel:

Kosten kaartje/106 * 6% = BTW op kaartje.

Deze BTW kun je terugvragen bij je aangifte omzetbelasting.

Wanneer je met je opdrachtgever afspreekt dat je je OV kosten doorbelast dan neem je de kosten van je kaartje ex BTW:

Kosten kaart/106 = kosten kaartje ex BTW

Vervolgens neem je deze kosten mee in je factuur en bereken je daar het BTW percentage over dat voor jouw dienst van toepassing is (meestal 21%).

Andere vormen van vervoer en de aftrek

Wanneer je met de motor, fiets, brommer, scooter of lopend woon-werk kilometers maakt kun je ook 19 cent per kilometer aftrekken. Je moet dan ook een sluitende kilometeradministratie bijhouden die aansluit op andere bewijsstukken binnen je onderneming.

Je kunt deze vervoersmiddelen ook zakelijk aanschaffen of als privé houden en moet daarbij voor BTW aftrekbaarheid en onderbouwing met dezelfde regels rekening houden als voor de auto.

Doorbelasten van reiskosten

Over het doorberekenen van reiskosten naar de opdrachtgever bestaan nogal wat misverstanden. Sommige zelfstandigen beperken zich tot de vergoeding van 19 cent die ze zelf fiscaal mogen aftrekken of berekenen niets door.

Je reiskosten zijn echter je eigen bedrijfskosten en hebben niets te maken met wat fiscaal is toegestaan. Je kunt dus zelf het bedrag bepalen dat je wilt doorbelasten en dit afspreken met je opdrachtgever.

Denk ook na wat je wilt doen met doorbelasting van reisuren die je maakt voor je opdrachtgever. Dit kan een aangepast uurtarief zijn dat je naast je reiskosten in rekening brengt.

Let op dat je over je reiskosten en eventuele reisuren de BTW berekent die voor jouw dienst op product van toepassing is.

Een voorbeeld om dit te verduidelijken:

In rekening gebrachte diensten	20 uur à € 75,00	€ 1.500,00
Reiskosten	200 km à € 0,40	€ 80,00
Totaal ex BTW		€ 1.580,00
BTW (21%)		€ 331,80
Totaal incl BTW		€ 1.911,80

Laat duidelijk zijn dat jij (in overleg met je opdrachtgever) bepaalt of je reiskosten doorbelast en tegen welk tarief je dit doet. Hier staat de fiscus volledig buiten, dit is niets meer of minder dan een onderdeel van je omzet. Je kunt deze kosten uiteraard ook opnemen in je uurtarief.

Conclusie ZZP en vervoer

De vergoeding en aftrekbaarheid van reiskosten als ZZP’er is een onderwerp waar misverstanden over bestaan en waar een kluwen aan fiscale regels omheen hangt. Laat je goed adviseren door een boekhouder, zeker als het gaat om de keuze om je auto privé of zakelijk te rijden.

Prive-auto zakelijk:

Zakelijke kilometers tegen € 0,19 aftrekbaar
Woon-werk is ook zakelijk voor kilometervergoeding
Kilometeradministratie noodzakelijk voor vergoeding € 0,19
BTW op kosten voor zakelijke kilometers aftrekbaar
Woon-werk is niet zakelijk voor BTW aftrek

Zakelijke auto

Alle kosten aftrekbaar
Alle BTW op deze kosten aftrekbaar
Woon-werk is niet zakelijk voor BTW aftrek

Openbaar vervoer

Werkelijke kosten aftrekbaar
6% BTW terug te vorderen

Andere vormen van vervoer

Zakelijke kilometers tegen € 0,19 aftrekbaar
Woon-werk is ook zakelijk voor kilometervergoeding
Kilometeradministratie noodzakelijk voor vergoeding € 0,19
Indien van toepassing:
BTW op kosten voor zakelijke kilometers aftrekbaar
Woon-werk is niet zakelijk voor BTW aftrek

Zorg voor betalingen met een zakelijk betaalmiddel en facturen op naam van de zaak. Laat je kilometeradministratie aansluiten op andere bewijsstukken (je agenda, garage-nota’s, data van evenementen etc.)