Het bewaren van bepaalde delen van de administratie is voor een ondernemer – dus ook een ZZP’er – in principe verplicht. Dit is de zogenaamde bewaarplicht voor de btw.
Het is onderdeel van de administratieverplichting voor ondernemers. Er zijn wel enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen verkoopfacturen te bewaren. De bewaarplicht administratie voor de btw wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Wat valt er onder de bewaarplicht, en wat mag je eventueel weggooien?
De bewaarplicht in de praktijk
Wat moet er bewaard blijven? Het onderstaande lijstje kan je daarbij helpen.
- Het grootboek, online en offline
- De bankafschriften en de kassabonnen*
- De sub-administraties, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de kasadministratie en de voorraadadministratie.
- De in- en verkoopadministratie inclusief offertes en facturen.
- De uren- en rittenregistratie, indien van toepassing.
- Agenda’s en zakelijke correspondentie.
- De zakelijke e-mailbox.
- Notities en aantekeningen, ook als deze in klad gemaakt zijn.
- En alle andere belangrijke zaken die kunnen dienen voor een juiste belastingheffing.
*over de kassabonnen kun je afspraken maken met de Belastingdienst.
Hoe lang bewaar je de administratie?
Bovengenoemde administratieve stukken bewaar je zeven jaar. Dit betekent dus ook dat er toegang moet blijven bestaan tot de gebruikte boekhoudprogramma’s en de daar bijbehorende bestanden, of tot de archieven. Stukken inzake onroerend goed dienen minimaal 10 jaar te worden bewaard.
De bewaarplicht tijdens een controle
In de praktijk kijkt de fiscus vaak niet verder dan vijf jaar terug. Maar ga hier niet bij voorbaat van uit door alvast delen van je administratie weg te gooien. Bijvoorbeeld omdat de zolder of de kelder toch al zo vol staat. Je kunt natuurlijk proberen afspraken te maken met de Belastingdienst. Het gaat dan over de vorm waarin de gegevens bewaard moeten worden. Op papier of digitaal. Of over het detailniveau.
Diverse vormen van toezicht
De fiscus hanteert namelijk diverse vormen van toezicht. Je kunt je daaraan niet onttrekken. Bij actuele controles wordt er vaak naar de meest recente jaren gekeken. Terwijl andere boekenonderzoeken juist verder teruggaan in de tijd.
Een controle van de Belastingdienst, en nu?
Hier gaat het af en toe toch nog mis, vaak niet opzettelijk. Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden naar de zakelijke agenda, of naar bepaalde correspondentie met een specifieke klant. Heb je het bewaard? Bijvoorbeeld om iets te kunnen aantonen. Zodat een bepaalde kostenpost niet geschrapt wordt. Neem als voorbeeld een zakelijke autorit naar een klant in het buitenland waarvoor je €0,23 per kilometer van de winst hebt afgetrokken. Met behulp van een agenda kun je aantonen waar je die dag was, en eventueel met wie, of hoe laat. Toch fijn als je die oude agenda’s niet meteen hebt weggegooid.
Overmacht
Overmacht kan bijvoorbeeld brand- of waterschade zijn. Maar ga niet te vlot uit van overmacht. Vaak word je bij brand- of waterschade niet zomaar ontheven van de bewaarplicht. De fiscus zal zich beroepen op je verantwoordelijkheid om de administratie zorgvuldig en veilig te bewaren. De bewijslast kan in het ergste geval door de inspecteur worden omgekeerd of verzwaard. Of je kunt een boete krijgen voor het doen van een onjuiste aangifte. En daarop zit je als zzp’er natuurlijk niet te wachten.
