Ben je van plan om online je factuur te maken en je factuur dus digitaal te gaan versturen? Meestal doe je dit in een factuurprogramma waarmee je eenvoudig online factureert.
Online factureren
Veel ZZP’ers gebruiken Word of Excel om zelf hun factuur samen te stellen of ze hebben een boekhoudpakket waar deze uitrolt. Je kunt echter ook online factureren met behulp van een factuurprogramma dat je via je browser of een app gebruikt. Hiermee maak je eenvoudig een professionele, digitale factuur die door het programma automatisch wordt opgeslagen en dus makkelijk terug te vinden is.
Online factuurprogramma gebruiken
Er zijn legio online applicaties waarmee je digitaal facturen kunt maken, verzenden en de betalingstermijn kunt bewaken (dus debiteurenbeheer kunt doen). In veel gevallen bieden deze facturatie pakketten ook de mogelijkheid om inkoopfacturen in te lezen of te voeren en daarmee een BTW aangifte te doen. Handig: vaak is er een urenregistratie aan het pakket gekoppeld waarmee je gewerkte uren aan een project of klant kunt bijhouden en deze direct kunt omzetten naar een bijhorende factuur.Er is een enorm aanbod aan factuur programma’s, een aantal zijn (tijdelijk) gratis te gebruiken zodat je kunt beslissen welk pakket het beste bij je past. De meest uitgebreide versies bieden de mogelijkheid je complete administratie bij te houden en direct je boekhouding te doen.
Online je factuur verzenden
Nadat je factuur klaar is kun je deze op verschillende manieren verzenden. In de meeste gevallen, zeker bij kleine ondernemers, gebeurt dit als PDF bijlage bij een e-mail. In je gebruike factuur applicatie maak je eenvoudig een begeleidende mail tekst welke vaak ook de belangrijkste informatie van je factuur bevat. Het is ook mogelijk direct een betaallink toe te voegen welke betaling van je factuur nog eenvoudiger maakt.
Online facturen bijhouden en bewaken
Nadat je factuur verzonden is zal deze automatisch op volgorde, per debiteur worden opgeslagen. Daarmee heb je in veel gevallen de mogelijkheid de status van je rekening te bewaken: is deze betaald, staat hij nog open of is hij vervallen? Ook heb je hiermee een totaaloverzicht van de gefactureerde omzet per debiteur of per project.Let op: Veel online factuurprogramma’s faciliteren het automatisch versturen van herinneringen indien een rekening niet op tijd betaald is. Bedenkt goed of je dit wilt, wanneer je vergeet een factuur ‘af te vinken’ terwijl deze betaald is, is een automatische herinnering erg slordig.
Verschil digitale factuur en elektronische factuur
Er bestaat nog wel eens verwarring tussen de termen ‘digitale’ en ‘elektronische’ factuur. Een digitale factuur is gelijk aan een ‘papieren’ versie en wordt meestal in PDF vorm als bijlage bij een e-mail verstuurd. Dit bestand is uit te printen en te bekijken op een scherm. Een elektronische factuur (ook wel e-factuur genoemd) daarentegen is een bestand in UBL/ XML formaat waarin alle factuurgegevens op een vaste plek staan. Hierdoor is dit factuurbestand direct in te lezen in het gebruikte boekhoudpakket van de ontvanger wat veel verwerkingstijd scheelt en fouten voorkomt. Je mag niet zomaar een e-factuur versturen, je klant moet hier toestemming voor geven. Je kunt hier meer informatie over e-facturen vinden >>
Vereisten aan een digitale factuur
De belastingdienst stelt dezelfde eisen aan de vereiste gegevens op een digitale factuur als de papieren versie. Daarnaast moet de factuur authentiek en integer zijn: authentiek wil zeggen dat het duidelijk moet zijn wie de factuur heeft verstuurd. Gebruik daarom bij voorkeur een e-mailadres van je eigen bedrijf. Verstuur je vanuit een factuurpakket dan is de verzending en afzender automatisch geborgd. Met de integriteit wordt bedoeld dat je factuur na opmaak/ verzending niet meer aan te passen is, daarom wordt deze in nagenoeg alle gevallen als PDF aangemaakt.De belastingdienst moet een digitale factuur ook kunnen controleren. Hiertoe moet je alle gegevens die bij de factuur horen bewaren, zoals een onderliggende offerte, overeenkomst, bestellingen en andere zaken. Het factuurdocument moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Voordelen online factuur maken
- Je hebt altijd online via je browser of een app toegang tot je (verstuurde) facturen en eventuele overzichten;
- Je kunt eenvoudig en snel professioneel ogende facturen maken in je eigen huisstijl;
- Digitale facturen/ herinneringen worden vaak sneller betaald;
- Je hebt overzicht op je gerealiseerde omzet, resultaten, openstaande posten etc.;
- Je facturen staan ‘in de cloud’ en worden dus gebackupped (in tegenstelling tot op je eigen desktop of laptop);
- Online factureren is vaak een goedkoop alternatief ten opzichte van complete boekhoudpakketten waarmee je kunt factureren.
Nadelen online factuur maken
- Alhoewel veel aanbieders van online factureren een gratis pakket aanbieden, zijn er meestal kosten aan verbonden als je meer functionaliteit wilt;
- Je facturen worden bij/ door een externe partij bewaard. Gaat deze partij failliet of is hun server niet bereikbaar dan kun je niet over je factuurgegevens beschikken;
- Niet alle online factuurapplicaties hebben een koppeling naar een boekhoudpakket. Wanneer je (online) wilt boekhouden zul je dus veel gegevens opnieuw moeten invoeren of omslachtig via excel import/export moeten overzetten.
Conclusie online je factuur maken
Ondanks een paar beperkte nadelen is online factureren voor alle ondernemers, en zeker ook ZZP’ers aantrekkelijk. Bij veel aanbieders zijn gratis abonnementen af te nemen wanneer je een beperkt aantal facturen stuurt of niet alle geboden functionaliteiten nodig hebt. Vanwege het grote aanbod van online pakketten is het verstandig goed onderzoek te doen en na te denken over je behoeften op dit gebied voor nu en voor de toekomst.