Regelmatig hoor ik van zzp’ers, dat zij hun administratie goed bijhouden. En strikt genomen hebben ze vaak nog gelijk ook. Alle facturen, alle bonnetjes staan keurig op een rijtje. Volstaat het op den duur om je onderneming alleen te bouwen op deze gegevens? Komt er niet een moment, dat je als ZZP’er informatie wilt?
Gegevens of informatie?
Met gegevens bedoel ik, dat je een overzicht hebt van alle (individuele) inkomsten en uitgaven en van het totale resultaat. Na verloop van tijd moet je deze echter kunnen interpreteren. Je hebt informatie nodig. Alleen op basis van informatie kun je immers verantwoorde beslissingen nemen. Beslissingen, waar het hele wel en wee van jouw onderneming en van jou als ZZP’er van afhangt.
Vastleggen en registreren
Veel ZZP’ers zijn in basis goed bezig met het vastleggen en het registreren van elke kasbon en factuur. Toch schort er helaas vaak iets aan. Het simpelweg onder elkaar zetten van al die mutaties in Excel is een begin. Maar het enige dat je er dan uit kunt halen is op zijn best een totaal van alle opbrengsten en van alle kosten. Met die totalen kun je uiteindelijk echter nog steeds je bedrijf niet sturen.
Van de basis naar het doel
Een goede codering doet wonderen. Door je administratie goed in te richten, kun je alle kosten naar soort verdelen. Denk bijvoorbeeld aan huisvestingskosten en verkoopkosten. Om te kunnen bepalen hoe je een bedrag in je administratie moet coderen, heb je het brondocument nodig: je kasbon, je in- of verkoopfactuur, of je bankafschrift. Aan de hand van de gegevens daarop, bepaal je in welke rubriek het een plaats moet krijgen.
In Excel kun je daar bijvoorbeeld verschillende kolommen voor gebruiken. Maar een aparte kolom voor de codering (in hoofdrubrieken) is raadzaam. Je kunt dan niet alleen de algemene totalen berekenen, maar ook de totalen per rubriek. En dan neigt het geheel al snel richting informatie. Dan stijgt het uit boven het niveau van gegevens. Dan kun je beslissingen nemen en ze financieel onderbouwen.
Zelf doen of een administrateur aan werk helpen?
Een aanrader is natuurlijk – als je enigszins affiniteit hebt met boekhouden – om het een en ander direct vast te leggen in een boekhoudpakket. Maar… wat het beste voor jou is kun je ook bepalen samen met een deskundige administrateur. Iemand die jou wil helpen om het beste resultaat uit jouw onderneming te halen. Iemand die zijn vak verstaat en die jou in je waarde laat. Administrateur is niet voor niets een dienstverlenend beroep!
Hoe haal jij informatie uit jouw administratie? Deel je ervaringen hieronder.