Zo krijg je je facturen wel betaald als ZZP’er

Veel ZZP’ers hebben moeite hun facturen betaald te krijgen. Met onze tips zorg je voor een vlotte cash-flow en soepel debiteurenbeheer.

Het is de nachtmerrie van iedere ZZP’er: een klant die niet betaalt. Uren, dagen, weken van hard werken die als sneeuw voor de zon verdwijnen. Al dan niet opzettelijk door een klant die nooit van plan was te betalen voor jouw werk.

Maar ook klanten die te laat betalen kunnen je als zelfstandige in de problemen brengen. Vaak zijn je reserves niet zo groot of wil je deze niet aanspreken om van te leven. Gebruik onderstaande tips om te zorgen voor een gezonde financiele balans en cash-flow.

Maak duidelijke (betaal)afspraken met je klant

Spreek met iedere nieuwe klant en bij ieder nieuw project duidelijk af wat je voorwaarden zijn. Hiermee schep je de juiste verwachtingen en kunnen zaken aan het licht komen die nog nader besproken moeten worden. Leg afspraken vast omtrent:

• Je uurtarief/ je projectprijs en welke zaken (telefoontjes, mailtjes etc) je al dan niet in rekening brengt;
• Het gewenste eindresultaat en/ of einddatum van je project;
• Eventueel gedetailleerd welke werkzaamheden je precies binnen de scope van de opdracht uitvoert. Dit maakt het eenvoudiger ‘meerwerk’ of extra werkzaamheden te declareren;
• Op welke momenten je factureert en wat je betalingstermijn is;
• Wat je doet als er te laat of niet wordt betaald. Dan hebben we het niet alleen over eventuele incasso-maatregelen en kosten maar ook over het opschorten van je werkzaamheden.

Check iedere nieuwe klant

Wees kieskeuring en voorzichtig met wie je in zee gaat. Hoe mooi de opdracht ook lijkt of hoe aantrekkelijk het uurtarief is. Check je klant en doe waar mogelijk wat achtergrond onderzoek. Een prima bron om mee te starten is het handelsregister. Je kunt tegenwoordig tot 30 bedrijven gratis checken met de KVK App.

Aanvullend hierop kun je een kredietrapport opvragen bij diverse leveranciers van kredietinformatie zoals Creditsafe, Graydon en Dunn & Bradstreet. Tip: de meeste van deze bedrijven bieden de mogelijkheid om een gratis rapport op te vragen. Gebruik ook Google of een andere zoekmachine om meer informatie over je prospect in te winnen. Vertrouw daarnaast op je gevoel als je moet besluiten om wel of niet met een bedrijf in zee te gaan.

Werk met deelfacturen of vooruitbetalingen

Een manier om te zorgen dat je debiteurenpost niet te hoog oploopt is door te werken met deelfacturen. Spreek af dat je niet aan het einde van het project factureert maar dat je per behaald resultaat of in vaste termijnen je facturen stuurt.

Bij nieuwe klanten kun je vragen om een vooruitbetaling, al dan niet als procedure die je hanteert bij iedere nieuwe klant. Deze vooruitbetaling kun je verrekenen met de eerste factuur die je stuurt, of je houdt deze als ‘garantie’ achter en verrekent deze met de laatste factuur die je stuurt. Het vraagt misschien wat meer lef om dit te vragen, maar je zult versteld staan hoeveel klanten hier mee akkoord gaan. Anderzijds: je kunt je bedenkingen hebben bij klanten die hier tegen protesteren.

Leg je uren en uitgaven goed vast

Zorg dat je al je gewerkte uren per klant/ project goed vastlegt. Dit is belangrijk om je factuur te onderbouwen maar ook om te zorgen dat je kostbare tijd niet verloren gaat. Klanten die hier moeite mee hebben weten jouw diensten blijkbaar niet op waarde te schatten. Of er zijn geen goede afspraken mee gemaakt. Als je goed bent in je vak hoef je niet voor niets te werken en moet je niet schromen om de tijd die je in een project steekt te declareren.

Zorg voor een gelikte factuur

Er zijn diverse (gratis) tools en apps waarmee je een professionele factuur kunt maken die aan fiscale eisen voldoet en duidelijk is. Daarmee voorkom je dat je factuur op een stapel beland en daarna terug wordt gestuurd omdat er gegevens missen. Dit leidt alleen maar tot vertraging van de betaling en ergernis aan beide zijden. Naast de fiscale vereisten aan een factuur vermeld je duidelijk:

• Eventueel een contract/ opdrachtnummer waaronder de werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• De periode en werkzaamheden waarop je factuur betrekking heeft;
• De opbouw van je factuurbedrag: eenheden, eenheidsprijs, onkosten, termijnbedrag etc;
• Je betalingstermijn en/of uiterste betaaldatum
• Je IBAN-rekeningnummer en het factuurnummer of betalingskenmerk

Sommige factuur-programma’s bieden de mogelijkheid om een factuur direct via i-Deal te voldoen. Hier zijn meestal extra kosten aan verbonden, maar het verlaagt wel de drempel om je factuur betaald te krijgen. Werk je liever met een eigen factuur die je in Word of Excel maakt? Kijk dan op deze website voor gratis factuurvoorbeelden.

Wees niet bang om actie te ondernemen

Ondanks alle bovenstaande maatregelen kan het zijn dat je klant niet of te laat betaalt. Durf dan op tijd actie te ondernemen en wees niet bang je relatie met je klant op het spel te zetten. Natuurlijk stuur je niet direct een incasso-bureau op je klant af, maar doseer je je acties en is iedere situatie verschillend. Het is wel goed om voor jezelf op voorhand een stappenplan te maken, bijvoorbeeld:

• Na xx dagen na het vervallen van je factuur bel je op;
• Na xx dagen stuur je een herinnering;
• Na xx dagen stuur je een aanmaning;
• Na xx dagen stuur je een ingebrekestelling;
• Na xx dagen schakel je een incasso-bureau in.

Je kunt gedurende een traject – indien mogelijk – in contact blijven met je contactpersoon voor wie je je opdracht uitvoert. Wellicht kan hij/ zij de afdeling ‘administratie’ in beweging krijgen om jouw factuur te betalen. Dit kan zeker bij wat grotere opdrachtgevers nuttig zijn.