Zojuist heb je een goed product afgeleverd of een opdracht met succes afgerond. Tijd om die welverdiende factuur te maken en naar de klant te sturen! Maar weet jij aan welke eisen een factuur moet voldoen?
De meeste zzp’ers zijn vooral gefocust op de uitstraling van de gemaakte facturen, maar vergeten in sommige gevallen dat de facturen aan de wettelijke eisen moet voldoen.
Overleg met de afnemer over online facturen maken
Ook wanneer jij ervoor kiest om de facturen in het vervolg digitaal te versturen dienen jouw facturen aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. Toch is een digitale factuur wel iets anders dan een papieren factuur. De ontvanger moet er namelijk mee akkoord gaan dat er een digitale factuur wordt verstuurd. Dit hoeft niet schriftelijk vastgelegd te worden. Overleg en mondeling akkoord voor het versturen van de factuur is voldoende.
Een complete (e-)factuur maken
Voor iedere factuur die je maakt gelden de volgende regels:
- De factuur dient alle wettelijk bepaalde onderdelen te bevatten
- De afzender moet kunnen aantonen dat de factuur authentiek is en niet kan worden veranderd
- De gemaakte facturen moeten worden gecontroleerd in de vorm waarin ze zijn verzonden. Een e-factuur moet dus digitaal gecontroleerd kunnen worden.
Snel facturen maken met facturatie software
Als zzp’er kun je ervoor kiezen om je facturen te maken in Excel of met facturatie software. Wanneer je een beperkt aantal opdracht hebt en dus niet veel facturen stuurt, kun je prima gebruik maken van Excel. Wanneer je onderneming groeit en je meer facturen stuurt, is het makkelijker om te kiezen voor een facturatieprogramma. Het voordeel van facturatie software is dat je onder andere online facturen kunt maken, verschillende templates kunt gebruiken en een duidelijk overzicht hebt van alle gemaakte en verzonden facturen.
Online facturen maken
Een ander voordeel van facturatie software is dat veel factuurprogramma’s online in de cloud werken. Daardoor is het niet nodig om de software te installeren en kun je op elk gewenst apparaat met internetverbinding inloggen. Ook kun je razendsnel facturen online maken en versturen als ZZP’er. Met een factuurprogramma bespaar je dus een hoop tijd en papierwerk.
Maak een visitekaartje van jouw factuur
Een factuur hoeft niet alleen maar een papier met daarop de rekening te zijn. Je kunt jouw facturen ook zo maken dat ze werken als een visitekaartje. Het is daarbij belangrijk dat jouw gemaakte facturen een professionele uitstraling hebben. Dit wekt bij jouw klanten de indruk op dat jouw bedrijf erg professioneel is. Ook voldoet een goede factuur aan alle wettelijke eisen. Als jij ervoor kiest om gebruik te maken van een factuurprogramma, maak je binnen enkele minuten een professionele factuur die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. Daarnaast heb je de factuur dankzij de software ook direct in je administratie staan. Wel zo makkelijk als je de btw-aangifte moet doen. Met de juiste software maak en verstuur je dus razendsnel een complete factuur.