Factureren is een bezigheid die je als zzp’er natuurlijk graag doet. En helemaal als jouw klanten tevreden zijn en altijd netjes op tijd betalen. Maar weet jij precies aan welke voorgeschreven eisen die factuur van jou moet voldoen?
Als btw-ondernemer ben je verplicht om een aantal factuureisen op te volgen. Doe je dit niet goed, dan kun je het recht op vooraftrek verliezen. En zelfs een boete krijgen.
Wat vermeld je op een factuur?
- de zakelijke NAW-gegevens van jou als zzp’er*
- het factuurnummer en de factuurdatum
- de NAW-gegevens van jouw klant
- het aantal geleverde goederen en / of diensten
- de beschrijvingen van de geleverde goederen en / of diensten
- het factuurbedrag exclusief de omzetbelasting
- het berekende btw-tarief, zijnde 0%, 9% of 21%
- het factuurbedrag inclusief omzetbelasting
- het btw-identificatienummer (btw-id) en het KVK-nummer
*De NAW-gegevens bestaan uit de handelsnaam, of de naam die in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven. En het zakelijke adres en de contactmogelijkheden.
Het is niet verplicht om een rekeningnummer van je bank op de factuur te vermelden. Maar dit doe je uiteraard wel. Hetzelfde geldt voor de betalingstermijn. Als je netjes de lijst met voorgeschreven factuureisen volgt, hoef je niet bang te zijn voor een boete van de Belastingdienst.
Online of offline facturen maken
Wanneer je gebruik maakt van een online factuurprogramma, ook wel elektronisch factureren of e-factureren genoemd, dan zul je zien dat de meeste factuureisen automatisch worden opgevolgd.
En ook de omzetbelasting wordt direct uitgerekend. Je hoeft eigenlijk in zo’n geval slechts één keer de vaste gegevens in te voeren. Dit geldt natuurlijk niet voor de gegevens die wel elke keer per klant wijzigen. Zoals de beschrijvingen van de producten of diensten en de verkochte aantallen. In zo’n online omgeving vindt ook automatisch een doorlopende nummering van de facturen plaats. Daar hoef je zelf niets voor te doen.
Op het moment dat je ‘offline’ facturen maakt, bijvoorbeeld in Microsoft Word of Excel, moet je wel even goed opletten. Het is dan namelijk ook verplicht om alle facturen doorlopend te nummeren. Dit wordt nog weleens vergeten, of soms klopt de nummering niet.
Controle van de facturen
Niet alleen je boekhouder of accountant zal vragen om een doorlopende nummering van de facturen die jij naar jouw debiteuren stuurt. Ook de Belastingdienst eist dit van je. Ben je geen btw-ondernemer dan zijn de factuureisen een stuk minder belangrijk. Vraag jezelf dus eerst af: word ik door de Belastingdienst gezien als ondernemer voor de omzetbelasting? Is het antwoord daarop ‘ja’, dan kan het zijn dat de fiscus ooit een keer een controle instelt.
Doorlopende nummering factuur
De aandacht van de Belastingdienst kan dan uitgaan naar de doorlopende nummering van je facturen. Stel dat je in een jaar 500 facturen naar klanten verstuurt, maar de facturen 137, 138 en 415 missen in het totale overzicht, dan zul je moeten uitleggen hoe dat komt. Het is dus belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de voorgeschreven factuureisen en het juist nummeren van je facturen. Niet alleen voor jezelf, of voor je klanten, maar ook voor controlerende partijen.
Conclusie factuur eisen
Het mag duidelijk zijn dat je zorgvuldig met het opmaken van je factuur moet omgaan. Niet alleen om een complete administratie te voeren die voldoet aan de eisen die de fiscus stelt. Maar zeker ook omdat een volledige, duidelijk opgestelde factuur eerder betaald wordt!