Zelf je administratie doen of uitbesteden?

Als ZZP’er moet je regelmatig werken aan je administratie. Je verstuurt facturen, houdt zelf je inkomsten en uitgaven bij en doet belastingaangifte. Wat doe je zelf en wat besteed je uit?

Veel startende ondernemers houden in het begin zelf hun (BTW) administratie bij in Excel en versturen facturen vanuit Word. Op zich een prima oplossing, zo hou je zelf inzicht op je administratie en bespaar je op de kosten van een boekhouder of accountant. Het wordt echter lastiger als je uitzonderingen hebt op je BTW aangifte of als je optimaal gebruik wilt maken van de fiscale regelingen voor zelfstandigen.

Kies de juiste boekhouder

Kun of wil je dit niet, dan is het alternatief investeren in een goede accountant of boekhouder. Maar ook dan is het raadzaam om een deel van de administratie zelf te doen. Zo hou je immers grip op je inkomsten en uitgaven. Verdiep je daarbij goed in wat je boekhouder voor je doet naast de ‘standaard’ werkzaamheden: adviseert hij of zij je ook over mogelijke aftrekposten, juiste BTW percentages, vereisten aan je factuur, het gebruik van modelovereenkomsten etcetera? Een goede boekhouder levert daar mede zijn of haar waarde.  

Online hulpmiddelen

Als onderdeel van je administratie is het verstandig je uren bij te houden die je aan je bedrijf besteed om in aanmerking te komen voor diverse aftrekposten, ook wel bekend als het urencriterium. In veel gevallen hou je ook een kilometeradministratie bij om je declaraties te verantwoorden. Tegenwoordig zijn er veel online boekhoud- en factuurpakketten en Apps die je helpen om dit soort zaken vast te leggen.

Jouw verantwoordelijkheid

Ook wanneer je je administratie uitbesteed moet je altijd een deel zelf doen. Weer zo’n stukje van het zelfstandig ondernemerschap waar je misschien niet op zit te wachten. Maar wat er wel bijhoort en wat je niet kunt negeren. In veel gevallen helpt het als je vaste tijdstippen kiest wanneer je je administratie bijwerkt. Realiseer je ook dat wanneer je een boekhouder inschakelt jij altijd verantwoordelijk blijft voor de juistheid van je administratie en de aangiftes die je doet. Zorg dus dat je geïnformeerd blijft en loop in ieder geval je jaarlijkse IB aangifte na. Verlang ook van je boekhouder dat hij aan het einde van het boekjaar een winst- en verliesrekening maakt en eventueel een balans én dat deze wordt toegelicht. Zo krijg je in ieder geval inzicht in je omzet, kosten en opbrengsten aan het einde van het jaar.

Administratie=informatie

Zie je administratie niet alleen als een noodzakelijk kwaad. Een goed bijgehouden administratie geeft je als ZZP’er ook inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Als je grip hebt op je inkomsten en uitgaven kun je immers ook beter sturen op resultaat.

Conclusie: wel of niet uitbesteden?

Natuurlijk kunnen we geen algemeen advies geven of je wel of niet je administratie moet uitbesteden. We kunnen je nog wel een aantal vragen ter overweging meegeven die je kunnen helpen:

• Hoe complex is je administratie? Werk je met verschillende BTW tarieven (of de verleggingsregeling), verkoop je fysieke produkten en heb je te maken met voorraad? Dat soort zaken kunnen je administratie en BTW aanlevering een stuk lastiger maken.
• Heb je gevoel voor cijfers en kun je nauwkeurig werken?
• Hoeveel tijd kun je aan je administratie besteden? Bedenk daarbij of je (declarabele) uren gaat missen die je anders aan je onderneming zou besteden.
• Ben je bereid je te verdiepen in fiscale aftrekposten en regelingen en deze kennis up-to-date te houden?