De offerte en het contract zijn belangrijke stappen als ZZP’er in de samenwerking tussen jou en je klant. Voordat je een offerte uitbrengt heb je vaak één of meerdere keren met je klant gesproken.
Is het je goed duidelijk wat je klant van je verwacht? Dan kun je de offerte gaan maken. Veel ZZp’ers slaan de stap van offerte maken nog wel eens over. Er wordt dan direct een contract gemaakt. Dat is niet altijd verstandig. Een offerte geeft juist de mogelijkheid om wat vrijblijvender te praten over voorwaarden. Het geeft je daarnaast de mogelijkheid om de wederzijdse verwachtingen weer te geven. Je omschrijft wat je biedt en juist ook wat je niet biedt. Wel zo helder en duidelijk.
Wat moet er in je offerte staan?
- Een beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen of van de producten of diensten die je gaat leveren;
- De prijs. Dit kan een vaste prijs zijn, een uurprijs of een prijs op nacalculatie. De prijs kan ook een aantal stelposten bevatten. Je moet bij de prijs ook aangegeven of deze inclusief of exclusief btw is;
- Een planning van de werkzaamheden. Je moet daarbij wel vermelden onder welke voorwaarden je de planning kunt nakomen. Bijvoorbeeld dat de opdracht vóór een bepaalde datum akkoord moet zijn;
- De geldigheidsdatum, dus tot wanneer de offerte geldig is;
- De algemene of leveringsvoorwaarden . Je kunt er naar verwijzen, maar je kunt deze voorwaarden ook achter op je offerte afdrukken;
- Een geldige ondertekening. In Nederland moet een gevolmachtigde van het bedrijf offertes ondertekenen. Als ZZP’er onderteken jij zelf je offertes;
- Jouw gegevens en de gegevens van je klant of opdrachtgever.
Natuurlijk zorg je ervoor dat je offerte goed leesbaar is voor je klant. Dus, je maakt geen taalfouten en schrijft duidelijke, korte zinnen. Briefpapier met je eigen logo maakt je offerte compleet.
Offerte als commercieel wapen
Vaak zie je dat een offerte een behoorlijk droge opsomming is van de zaken die hierboven zijn genoemd. Gemiste kans! Je kunt je offerte juist ook gebruiken om nog eens goed je verkoopargumenten en sterke punten naar voren te brengen. Waarom moet de klant juist voor jou kiezen? Waarin onderscheid je jezelf van je concurrent?
Overeenkomst aangaan
Is je klant akkoord met de offerte ? Dan sluit je een contract met hem of haar af. Hoe doe je dat? Een contract kun je mondeling of schriftelijk afsluiten. Een overeenkomst op papier wordt door jou en door je opdrachtgever ondertekend. Echter, een mondelinge overeenkomst is ook een contract. Het is dus niet zo dat je niet vastzit aan een afspraak als er geen contract getekend is.
Een contract opstellen
Om achteraf geen misverstanden of discussie te krijgen over wat je nu precies hebt afgesproken met je opdrachtgever adviseren wij om jullie afspraken schriftelijk vast te leggen. Je kunt je offerte laten ondertekenen door je opdrachtgever, of een contract opstellen. Lees hier meer over het maken van een verkoopovereenkomst.
Wat staat er in je contract?
In een contract beschrijf je duidelijk welke dienst je als ZZP’er gaat leveren aan je opdrachtgever. Verder staan er vaak afspraken in over:
- je uurtarief of de prijs van je dienst;
- of je op nacalculatie werkt;
- de duur van het contract;
- wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen van verplichtingen;
- algemene voorwaarden ;
- betalingstermijn.