Voordat je straks als ZZP’er je diensten of producten in rekening gaat brengen moet je nadenken over je factuur. Wat moet hier precies in staan? Maak je deze zelf in Word of een boekhoudprogramma?
Factuur in Word of Excel
Veel ZZP’ers maken zelf hun factuur in Word of Excel. Zeker als ze net gestart zijn en nog niet veel/ vaak in rekening hoeven te brengen. Dat is prima als je goed weet wat je moet vermelden en welke eisen de belastingdienst aan een factuur stelt.
Let daarnaast goed op je factuurnummer: deze moet uniek zijn en opeenvolgend. Bij het handmatig maken van een rekening wordt hier nog wel eens een fout mee gemaakt.
Zet je factuur altijd om naar een PDF als je deze verstuurt. Zo blijft de lay-out behouden en ziet het factuurdocument er bij iedere ontvanger hetzelfde uit. Je bewaakt op deze manier ook de integriteit van je rekening: deze is niet meer aan te passen of te wijzigen.
Online factuurprogramma
Wanneer je vaker facturen stuurt kun je deze beter maken in een online factuurprogramma of deze vanuit je boekhoudpakket versturen. De factuur is dan direct in je administratie geboekt en er kan makkelijker (automatisch) debiteurenbeheer worden gedaan.
Op deze manier wordt ook de BTW-aangifte een stuk eenvoudiger, alle factuurbedragen en BTW bedragen zijn dan apart geboekt. De meeste factuurprogramma’s bieden zelfs de mogelijkheid om in 1 keer de input voor je aangifte omzetbelasting te genereren.
Duidelijke layout, snelle betaling
Naast een duidelijke specificatie van de in rekening gebrachte bedragen (per uur, per project of periode) is het goed om op je factuur te verwijzen naar een contract of opdrachtbevestiging. Daarnaast moet je duidelijk de betalingstermijn vermelden en het rekeningnummer waarop het verschuldigde bedrag kan worden voldaan.
Maak geen zoekplaatje van je factuurdocument, zet de belangrijkste gegevens op de plek waar je ze ook verwacht. Vermeld de factuurbedragen ex BTW, het BTW bedrag en het totaalbedrag (onder elkaar). Zet je IBAN niet alleen in je voettekst maar gebruik deze ook in de zin waarin je verwijst naar je betalingstermijn, bv:
‘Wij verzoeken u deze factuur binnen 14 dagen te betalen op IBAN NLXX71XXXXXXXX o.v.v. het factuurnummer’.
Is je factuur gebaseerd op een urenbon, productiebon of inkooporder/purchase order? Voeg deze dan toe als bijlage en verwijs naar het betreffende nummer van het document.
De ervaring leert dat een duidelijke, overzichtelijke rekening eerder wordt betaald en minder reden tot vragen (en dus vertraging van de betalingen) oplevert.
Op papier of elektronisch factureren
De Belastingdienst stelt geen extra eisen meer als je elektronische wilt factureren. Het is wel handig om van tevoren na te vragen of je klant wel een elektronische factuur wil ontvangen. Een papieren en een elektronische factuur moeten aan dezelfde eisen voldoen.
ZZPerworden.info heeft voor jou een handige voorbeeldfactuur die je kunt downloaden en aanpassen aan je eigen situatie en onderneming.
Eisen aan een factuur
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan wat er op een elektronische of papieren factuur moet staan:
- De naam van de ontvanger, let op dit moet de bedrijfsnaam of handelsnaam zijn zoals op het uittreksel KVK is vermeld;
- Een uniek en opvolgend factuurnummer;
- De verzenddatum van de factuur.
- De datum waarop de diensten of producten geleverd zijn.
- Naam, bezoekadres en btw-nummer van je eigen bedrijf
- Een duidelijke omschrijving van wat je de klant of opdrachtgever hebt geleverd.
- De prijs exclusief btw en het totaalbedrag inclusief btw.
- De btw in euro’s.
- Woont je klant in een andere lidstaat van de EU? Dan moet je zijn btw-nummer vermelden.
- Ben je onderaannemer en verleg je de btw naar de aannemer? Vermeld dan ook zijn btw-nummer op de factuur.
Er zijn aangepaste regels voor het maken van een factuur, bijvoorbeeld wanneer je afnemer de factuur maakt (reverse billing), je minder dan € 100 factureert, je te maken hebt met de Kleineondernemersregeling of wanneer je met de BTW verleggingsregeling hebt te maken. Lees alle uitzonderingen op de website van de belastingdienst >>
Factureren aan particulieren
Wanneer je aan een particulier levert ben je meestal niet verplicht een factuur te maken en uit te reiken. Je moet dit wel doen als meer dan 80% van je afnemers ondernemer is. Op een factuur aan een particulier hoeft niet je BTW nummer te staan.