Het aanvragen van een uittreksel handelsregister bij de KVK (Kamer van Koophandel) kan eenvoudig online tegen een kleine vergoeding. Wat kun je met zo’n uittreksel en welke informatie vind je hierop?
Iedere onderneming in Nederland is verplicht zich in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, van eenmanszaak tot BV, van stichting tot VOF. Deze verplichte registratie zorgt ervoor dat de belangrijkste informatie en gegevens van een onderneming openbaar zijn en voor iedereen vrij te raadplegen.
Wanneer vraag je een KVK uittreksel aan?
Er zijn verschillende redenen waarom je een uittreksel kunt aanvragen:
- Je gaat zaken doen met een nieuwe klant en wilt meer info;
- Je wilt meer weten over je huidige klant;
- Je wilt zeker weten dat degene die je contract tekent ook bevoegd is;
- Je wilt meer weten over een concurrent;
- Je wilt je eigen gegevens controleren;
- Je klant of leverancier vraagt om een (gewaarmerkt) uittreksel
- Je bent benieuwd naar de financiële prestaties en kredietwaardigheid van een bedrijf;
- Etcetera
Welke informatie vind je op een KVK uittreksel?
Met een uittreksel krijg je inzicht in de geregistreerde gegevens van een bedrijf, zoals:
- De officiële bedrijfsnaam en de handelsnamen;
- De rechtsvorm van het bedrijf;
- Vestigingsadres, postadres en contactgegevens (indien niet afgeschermd)*;
- Oprichtingsdatum;
- Gestort kapitaal;
- Aandeelhouder(s) en bestuurder(s);
- Eventuele andere geregistreerde functionarissen.
De exacte inhoud en hoeveelheid informatie die je krijgt is afhankelijk van het soort uittreksel dat je opvraagt. De eenvoudigste en goedkoopste manier is het product ‘uittreksel inzien’ waarmee je de belangrijkste gegevens van het opgevraagde bedrijf op je scherm kunt bekijken.
Daarnaast kun je een digitaal gewaarmerkt uittreksel aanvragen in PDF vorm of op papier. Wanneer je opdrachtgever of andere partij vraagt naar een KVK uittreksel zullen ze meestal dit type bedoelen. Digitaal gewaarmerkt wil zeggen dat het document een juridische geldigheid heeft en gebruikt kan worden voor officiële doeleinden.
* Vanaf 1 juli 2021 zal het woonadres van de eigenaar van een eenmanszaak niet meer zichtbaar zijn, uit privacy overwegingen en om ongewenste reclame op het woonadres te voorkomen.
Wat kost een KVK uittreksel
Het opvragen van een uittreksel is niet gratis, je betaalt 2 tot 3 euro voor het inzien van een uittreksel, wat extra voor een digitaal gewaarmerkte versie. Het papieren, ondertekende exemplaar kost ruim € 15 (2021).
De basisinformatie van een bedrijf is gratis in te zien, wanneer je een bedrijf zoekt in het handelsregister krijg je de officiële bedrijfsnaam, handelsnamen, adresgegevens en het KVK-nummer te zien.
Tip: Met de KVK app kun je 30 gratis bedrijven raadplegen. Je kunt hiermee geen officieel uittreksel aanvragen maar nagenoeg alle informatie zien die je (betaald) bij ‘inzien uittreksel’ krijgt.
Andere KVK bedrijfsinformatie
Naast het uittreksel kun je nog andere producten bestellen bij de KVK die je meer inzicht geven in een bedrijf of onderneming. De beschikbaarheid hangt af van het type onderneming en of de betreffende informatie ook daadwerkelijk voorhanden is. Aan het opvragen van deze producten zijn kosten verbonden.
Historie
Het KVK product historie geeft je inzicht in het verleden van een onderneming. Zo kun je zien of er oude (handels)namen zijn en of de bedrijfsactiviteit in het verleden is gewijzigd. Historie is ook handig om te zien of het bedrijf ooit is verhuisd en wat de voorgaande adressen waren. Ook vroegere functionarissen worden getoond in dit product.
NB: Je kunt gegevens terugzien tot 1993
Jaarrekeningen
Wil je meer weten over de financiële prestaties van een bedrijf en een inschatting maken van de kredietwaardigheid? Dan kan het product ‘jaarrekeningen’ handig zijn. Hierin vind je een verkorte balans van de onderneming en de verlies & winst rekening. Zo kun je het verloop en de ontwikkeling van de onderneming zien in cijfers, wat handig kan zijn bij je beslissing om wel of niet te gaan leveren aan het betreffende bedrijf of er een opdracht voor uit te voeren.
De KVK heeft een handleiding beschikbaar waarin je kunt lezen welke soorten jaarrekeningen je kunt opvragen, welke bedrijven verplicht zijn te deponeren en een korte uitleg hoe je een jaarrekening kunt lezen.
Handleiding jaarrekening KVK >>
NB: eenmanszaken hoeven geen jaarrekening te deponeren.
Concernrelaties
Soms wil je inzicht in de structuur van een bedrijf: is er een moedermaatschappij of eventuele dochter/ zusterbedrijven? Hoe lopen de aansprakelijkheidsrelaties? Wie zijn de aandeelhouders/ bestuurders en hebben zij nog belangen in andere bedrijven? Dit laatste kan vooral nuttig zijn om te ontdekken wat voor (dubbele) belangen een onderneming of persoon heeft.
Deponeringen
Met dit product kun je nagaan welke (verplichte) documenten een onderneming heeft gedeponeerd. Naast de eerder besproken jaarrekening kunnen dit de akten van oprichting en de statuten zijn. Dit geeft je verregaand inzicht in de structuur en stemrecht binnen een bedrijf. Ook een eventuele statutenwijziging en fusie- en splitsingsakten vallen onder dit product. Indien gedeponeerd kun je ook de Algemene Voorwaarden opvragen.
NB: De daadwerkelijke documenten dien je apart (tegen extra vergoeding) op te vragen
Bedrijfsprofiel
Met een bedrijfsprofiel krijg je een compleet beeld van een onderneming en bovenstaande informatie voor zover aanwezig in 1 rapport gepresenteerd.
Het belang van KVK uittreksels en bedrijfsinformatie
Het mag duidelijk zijn dat de KVK een rijke bron van informatie biedt over in Nederland gevestigde ondernemingen. Misschien lijken veel van deze gegevens overbodig voor een ZZP’er, maar toch kan het checken hiervan je veel ellende besparen. We geven je nog enkele voorbeelden:
- De exacte bedrijfsnaam: het gebruiken van een verkeerde of niet de exacte bedrijfsnaam in een overeenkomst of contract kan grote gevolgen hebben indien er een conflict of onenigheid ontstaat. De tegenpartij kan dan immers claimen dat de overeenkomst toch zeker niet voor hun geldt;
- Status van het bedrijf: het komt helaas voor dat bedrijven bestellingen doen of andere handelingen terwijl ze failliet zijn. Je staat als leverancier dan met lege handen. Wanneer je een bedrijf zoekt op de website van de KVK en je kiest voor het bestellen van een product (je betaalt dan nog niets) kun je de status zien indien het bedrijf failliet is, in surseance verkeerd of schuldsanering is aangevraagd (in het geval van een eenmanszaak). Uitgebreide faillissementsinfo kun je online vinden in het Centraal Insolventieregister >>
- Wie tekent je contract: een contract kan nietig zijn indien deze niet door een tekeningsbevoegd persoon is ondertekend. In het KVK uittreksel kun je direct zien wie dit is.