ZZP kosten & uitgaven

Om tot een berekening van je inkomsten te komen zul je naast je omzet ook je kosten in kaart moeten brengen. Waar moet je als ZZP’er zoal rekening mee houden?

Vergelijk en wees kritisch

Als je net start met je ZZP activiteiten word je met aardig wat kosten geconfronteerd. Een aantal daarvan zijn eenmalig, sommige kosten keren maandelijks of jaarlijks terug. Het is absoluut de moeite waard om niet over een nacht ijs te gaan en meerdere leveranciers te vergelijken. Vraag offertes aan en probeer waar mogelijk over de prijs te onderhandelen. Verdiep je naast de prijs ook in de overige voorwaarden (opzegtermijn, betalingscondities etc.). Laat je zeker goed voorlichten over verzekeringsproducten, het liefst door een onafhankelijke adviseur.

Kosten vs Investeringen

Wellicht schaf je zaken aan die langer meegaan en die je mag afschrijven. Dit zijn investeringen, wanneer deze meer dan € 450 bedragen (2023) mag je de afschrijving van je opbrengsten aftrekken.

Kosten vs Uitgaven

Vaak worden kosten en uitgaven door elkaar gehaald en dat kan problemen geven. Het verschil is eenvoudig: een bepaalde verzekering kost bijvoorbeeld € 1200 per jaar maar de uitgave vindt maandelijks plaats (€ 120). Niets spannends aan, maar als het andersom is (wat vaak het geval is) dan lijken de kosten mee te vallen maar kunnen de uitgaven een probleem vormen. Je kunt dan een liquiditeitsprobleem hebben, simpel gezegd: op bepaalde momenten te weinig cash voorhanden. Probeer dus grip op je uitgaven te houden en laat je hier niet door verrassen.

Inventariseer je kosten

Maak een zoveel mogelijk uitputtende lijst van de kosten die je gaat maken wanneer je als ZZP’er start. Denk hierbij aan:

• Kantoorkosten (kantoorartikelen, ordners etc)
• Drukwerk (briefpapier, visitekaartjes etc)
• Huisvesting (huur kantoor, flexplek etc)
• IT en software (licensiekosten, serverhuur etc)
• Telefonie
• Reiskosten (brandstof, OV etc)
• Accountant/ boekhouder
• Verzekeringen
• Etcetera

Je kunt besluiten om bepaalde kosten pas te maken als je wat langer bezig bent. Sommige ZZP’ers doen bijvoorbeeld hun boekhouding eerst zelf of wachten nog met het afsluiten van bepaalde verzekeringen. Het is wel raadzaam deze kosten vanaf dag 1 in kaart te hebben zodat je weet waar je later rekening mee moet houden. Ook kun je op die manier een juiste calculatie van je uurtarief maken.

Aftrekbaarheid zakelijke kosten

Alle kosten die een zakelijk karakter hebben mag je aftrekken van je opbrengsten (en verminderen dus de winst en uiteindelijk de te betalen inkomstenbelasting). Ook de BTW over deze kosten mag (onder voorwaarden) worden afgetrokken. Lees hier meer over ‘ZZP en aftrekbare kosten’

Heb je kosten gemaakt in de aanloop naar de start van je bedrijf, dan kun je die ook nog aftrekken. Kosten die zowel een zakelijk als privé-karakter hebben mogen voor het zakelijke deel worden afgetrokken.

Je uiteindelijke ZZP inkomsten

Wanneer je je omzet vermindert met je kosten heb je je winst. Daar moet je uiteindelijk nog inkomstenbelasting (als je als eenmanszaak of VOF actief bent) over betalen. Onder voorwaarden kun je gebruik maken van de ondernemersaftrek en andere fiscale regelingen waardoor je minder belasting hoeft te betalen. In het artikel Inkomstenbelasting voor de ZZP’er kun je hier meer over lezen.